RSS
 

Undip Digital Reference Gateway : Interoperability Institusional Repositori dengan OPAC

19 Jul

Oleh Sugeng Priyanto, SS

(Pustakawan UPT Perpustakaan Undip, email : sugeng@undip.ac.id)

Keberadaan Institusional Repositori (IR) telah menjadi suatu infrastruktur penting bagi suatu institusi penelitian dengan menyediakan akses terbuka untuk hasil-hasil penelitian. Selain itu IR digunakan juga sebagai media penyimpanan hasil karya akademis oleh institusi tersebut. IR tumbuh sejak tahun 2002 ketika banyak universitas terkemuka mulai mengembangkan system repository bagi hasil-hasil penelitiannya. Universitas-universitas berbasis riset di Amerika (seperti MIT dan Cornell Univeristy) menggunakan DSpace sebagai sistem IRnya dan di Inggris (seperti Southampton dan Oxford University) menggunakan Eprints.

Oleh Foster dan Gibbons (2005), IR didefinisikan dengan :

an electronic system that captures, preserves and provide access to the digital work products of a community (suatu sistem elektronis yang mengelola, menyimpan dan menyediakan akses ke hasil karya digital dari suatu komunitas)”

Karakteristik dari IR sendiri menurut Crow (2002) dan Ware (2004) adalah

“ (1) It is institutional defined and it captures only the intellectual property of the host institution such as purely scholarly work, or administrative, teaching and research materials, both published and unpublished, (2) It is open an interoperable and the primary goal is to disseminate the institution’s intellectual output, (3) It is cumulative and perpetual and this carries with long term obligation, and (4) it is contributive to the scholarly communication in collecting, storing and disseminating the scholarly content.”

Di Indonesia sendiri pemikiran tentang perlu adanya system repository sudah ada sejak tahun 2000 dengan lahirnya jaringan IDLN (Indonesia Digital Library Network) yang menggunakan software repository produk asli indonesia yaitu GDL (Ganesha Digital Library) dari ITB.

Perpustakaan Undip menggunakan GDL di jaringan intranet untuk mengellola koleksi thesis dan disertasi. Sedangkan Sistem Institutional Repositori Undip untuk versi internet sendiri mulai dioperasikan pada awal 2009 dengan menggunakan software Eprints. Tahapan-tahapan yang telah berjalan dan dalam proses menuju ke sebuah Undip Digital Reference Gateway (Pusat Rujukan Digital Undip) yaitu :

Establishment IR

Pemasangan dan Pengoperasian sistem IR yang menggunakan software Eprints dimulai sejak bulan April 2009 dan mulai dioperasikan untuk pengisian data sejak bulan Juni 2009. Sistem ini kemudian diputuskan untuk menjadi Institutional Repository Undip (IR-Undip) yang bertujuan untuk mengelola, menyimpan dan menyebarkan seluruh hasil karya sivitas akademika Undip berupa Artikel (jurnal), Buku, Monograph (Laporan Penelitian, dokumentasi, manual dll), Hasil karya seminar/pertemuan/konferensi/prosiding,

Pada tahap ini jumlah koleksi yang dapat diupload ke IR Undip masih sangat sedikit. Sampai dengan bulan September 2009 masih sekitar 400an judul. Hal ini dikarenakan IR masih dalam tahap percobaan dan hanya ditangani oleh sedikit orang (administrator dan editor).

Populate IR

Untuk mempercepat kenaikan jumlah koleksi maka diadakan Pelatihan Pengelolaan Institutional Repository Undip pada tgl 30 Sept – 2 Oktober 2009 dengan peserta 80 orang dari seluruh fakultas/jurusan di Undip. Setelah itu juga dibuatkan suatu wadah mailing list bagi setiap editor IR Undip agar dapat terus menjalin komunikasi. Setelah ada pelatihan jumlah koleksi IR Undip langsung meningkat dengan cukup signifikan, menjadi sekitar 1150 judul hanya dalam waktu 2 minggu.

Akan tetapi setelah dilaksanakan evaluasi pada bulan November 2005 terlihat ada beberapa temuan kekurangan yaitu :

  1. Pertumbuhan jumlah koleksi dirasakan kurang signifikan sesuai dengan jumlah orang yang ikut pelatihan
  2. Masih ada  editor yang kurang aktif berpartisipasi dalam mengupload ke IR Undip bahkan ada yang tidak pernah mengisi sama sekali.
  3. Ada editor yang bukan merupakan bidang tugasnya tetapi ikut dalam pelatihan.

Dari temuan-temuan itu dianalisa penyebebnya yaitu :

  • Kurangnya pemahaman dan pengetahuan tentang Institutional Repository
  • Kurangnya kemampuan di bidang komputer / TI
  • Kurang tepatnya pemilihan orang yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan sehingga mengakibatkan kurangnya kontribusi dari peserta pelatihan
  • Kurangnya promosi/sosialisasi
  • Kurangnya jumlah akses dari sivitas akademika Undip

Kemudian oleh tim yang ditugasi untuk menangani IR Undip diusahakan untuk :

  • Promosi yang lebih intensif misalnya dalam pertemuan-pertemuan di tingkat universitas maupun lewat website .
  • Pelatihan kembali terutama untuk pustakawan/petugas perpustakaan baik secara formal maupun informal

Promote IR

Pada tahap ini dilaksanakan kegiatan-kegiatan yang lebih mengarah kepada promosi untuk lebih mengenalkan IR ke seluruh sivitas akademika Undip. Usaha-usaha yang dapat dilakukan yaitu :

  • Meningkatkan promosi oleh universitas dan perpustakaan agar seluruh sivitas Undip tahu dan memanfaatkan IR
  • Mengedukasi sivitas Undip tentang pentingnya pengarsipan dalam bentuk digital seluruh hasil karya mereka
  • Memberikan kepastian tentang aspek legalitas karya di IR terutama karya yang bernilai science dan paten.
  • Meningkatkan kemampuan editor dalam pengolahan dokumen digital

Diharapkan pada tahap ini IR Undip akan semakin dimanfaatkan dan disadari manfaat dan arti pentingnya  sebagai sarana untuk mengelola, menyimpan dan menyebarkan hasil karya sivitas akademika Undip sehingga dapat meningkatkan kualitas akademis seluruh warga undip.

Penutup

Interoperability IR dengan OPAC

Pada bulan Pebruari 2010 terjalin suatu kesepakatan kerjasama antara Undip dan Forum Perpustakaan PTN di Kantor Dikti untuk mengirimkan database local content yang dimiliki dan digabungkan ke dalam Garuda, yaitu suatu portal penemuan referensi ilmiah Indonesia yang merupakan titik akses terhadap karya ilmiah yang dihasilkan oleh akademisi dan peneliti Indonesia. Garuda yang mencakup antara lain e-journal domestik, tugas akhir mahasiswa, dan laporan penelitian dikembangkan oleh Direktorat P2M-Dikti Depdiknas bekerjasama dengan PDII-LIPI serta berbagai perguruan tinggi dalam hal penyediaan konten.

Keberadaan Garuda memunculkan ide atau gagasan untuk membuat sebuah pusat rujukan ilmiah dalam bentuk digital (Digital Reference Gateway) bagi warga Undip. Sehingga siva Undip  dapat memperoleh hasil temuan informasi yang komplet bagi semua kebutuhan informasi akademisnya baik berupa buku teks, laporan penelitian, theses/disertasi/skripsi maupun ejournal undip mengenai subjek yang dicari.

Pada tahap ini perlu diwujudkan suatu portal semacam Garuda di skala undip yang menempung dan menyatukan seluruh data base informasi ilmiah di Undip misalnya IR Undip, OPAC perpustakaan di UPT, fakultas sampai jurusan, situs jurnal ilmiah milik Undip.

Daftar Rujukan :

Arachchige, J. J. G.  Promotion of Open Access through self-archiving in Sri Lanka: getting: experiences from E-LIS. In 7th National Conference on Library and Information Science- NACLIS 2009, Colombo, June 25, 2009. [Conference Paper]

Abrizah, A. 2009. Populating Institutional Repository : Faculty’s Contribution and Roles of Librarian. Paper presented at the International Seminar and Workshop on Open Source System and Web 2.0 Technology in Libraries, Semarang, 10 – 11 August 2009, organized by Faculty of Culture, Diponegoro University.

Birrell, Duncan; Dunsire, Gordon and Menzies , Kathleen . 2009. Online Catalogue and Repository Interoperability Study (OCRIS). Centre for Digital Library Research, University of Strathclyde

Gayatri and Ramachandran , Smitha. 2007.  Enabling Knowledge Sharing with an Institutional Repository. Seventh IEEE International Conference on Advanced Learning Technologies (ICALT). http://doi.ieeecomputersociety.org/10.1109/ICALT.2007.138

url:

http://eprints.rclis.org/

http://garuda.dikti.go.id/

http://eprints.undip.ac.id/

 
No Comments

Posted in TIK

 

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.

 
Skip to toolbar